Membuat Press Release yang baik

Buat kalian yang menggeluti bidang Hubungan Masyarakat atau biasa disingkat Humas, atau mungkin lebih kerennya lagi Public Relations yang biasa disingkat PR tentunya sudah tidak asing dengan kegiatan Press Release dong.

Yes, Press Release adalah salah satu kegiatan dasar seorang Humas/PR, dan disinilah keahlian pekerja PR dalam menulis diutamakan. Namun, tidak hanya menulis, seorang Humas/PR pun harus mengemas cerita (atau berita) yang ingin disampaikan agar  menarik untuk dibaca dengan menggunakan kata-kata tanpa istilah (yaitu kata/kalimat umum) yang dapat dimengerti oleh pembaca dari kalangan manapun.

Namun, apakah di era digital saat ini keahlian ber-Press Release tetap dibutuhkan oleh seorang PR?

Menurut saya…

Tentu saja, karena sampai kapanpun kemampuan menulis inilah yang menjadi senjata utama dalam berpromosi. Era digital hanyalah perkembangan dari sebuah media yang tadinya (hanya) berupa media cetak, kemudian berkembang ke penggunaan teknologi informasi. Namun, adapun konten di dalamnya tetaplah sebuah cerita yang mampu membuat pembacanya tertarik.

Oleh karena itu dasar pembuatan Press Release menjadi hal yang wajib diketahui. Dan dengan berkembangnya teknologi informasi, fungsi Press Release pun dapat digunakan lebih luas lagi.

Pelajari teknik piramida terbalik dalam membuat Press Release

Dalam teknik Piramida terbalik, mengisyaratkan kita untuk meletakkan poin-poin terpenting dari cerita atau berita di bagian depan yaitu paragraf pertama, atau biasa dikenal dengan istilah Lead di kalangan jurnalis. Selanjutnya ke paragraf kedua hingga terakhir, secara bertahap ke hal pendukung yang dianggap “perlu” disampaikan hingga ke bagian yang “kalau tidak dibaca pun tidak apa-apa”.

Mengapa demikian?

Karena fungsi penulisan press release seringkali berkaitan dengan promosi dan pencitraan. Menaruh poin penting di awal paragraf mampu menjadikan alasan utama bagi pembaca untuk melanjutkan keinginan mereka membaca tulisan kita atau tidak. Apabila hal yang mereka cari tidak ada di bagian atas (awal paragraf) biasanya mereka akan enggan membuang waktu untuk membaca sampai akhir.

Selain itu, pada dasarnya, kegiatan press release seringkali berkaitan dengan penggunaan kapasitas teman-teman jurnalis dalam sebuah media (pihak kedua), yaitu sebelum tulisan kita sampai kepada pembaca. Di media cetak, adapun halaman yang digunakan untuk pemuatan press release biasanya tidak begitu besar dan digabungkan dengan berita lainnya. Oleh karena itu, dengan meletakan poin utama berita di bagian awal akan mempermudah teman media dalam meringkas tulisan yang kita buat, atau bahkan ketika mendekati deadline tayang tidak jarang release yang kita buat akan dipotong tanpa diringkas. Dengan menaruh poin utama di awal paragraf tentunya tidak akan mengurangi bobot informasi penting yang ingin kita sampaikan bukan.

Formula 5w+1h dalam membangun Lead

Mudahnya dalam membuat Lead, kita harus tentukan poin-poin 5W1H dari cerita/berita yang ingin disampaikan terlebih dahulu. Formula ini berisi dari informasi yang menjelaskan:

• Who – “Siapa?”
• What – “Apa?”
• Where – “Dimana”
• When – “Kapan”
• Why – “Mengapa”
• How – “Bagaimana”

Biasanya, sebisa mungkin 6 fakta dalam 5W1H ini ditempatkan di lead. Namun, bila tidak memungkinkan (bila paragrafnya terlalu panjang), maka bisa hanya 3 atau 4 unsur saja dan 3 atau 2 sisanya (seringnya unsur Why dan How) di tempatkan di paragraf berikutnya, sebagai bagian dari body atau tubuh tulisan.

PEMILIHAN JUDUL YANG BAIK

Selain meletakkan informasi penting dari berita di bagian awal, tentu saja pemilihan judul yang menarik dan ringkas menjadi hal yang penting untuk dilakukan dalam penayangan release. Apalagi jika kita bicara dalam hal digital dimana keyword (kata kunci pengetikan) sangat berpengaruh pada metode pencarian. Judul yang baik dalam sebuah press release biasa menggunakan kalimat lengkap dengan pola Subjek + Predikat + Objek.

SEMATKAN LINK UNTUK KEBUTUHAN TRACKING

Nah hal yang kemudian tidak boleh kita lupakan, dengan kehadiran media digital ini memungkinakan kita untuk menyematkan link dalam rilis yang kita buat. Fungsi link dapat sebagai informasi lebih lengkap bagi pembaca; yaitu bagi para jurnalis apabila ingin memuat berita lebih lanjut mengenai rilis kita, atau bagi konsumen jika ingin mengetahui lebih lengkap produk perusahaan yang dimiliki. Selain itu, utamanya bagi kita di sisi perusahaan adalah dengan menilai traffic yang masuk dari fungsi press release yang kita kerjakan. Oleh karena itu jangan lupa untuk membuat link khusus dimana kita dapat membaca sendiri traffic dari kegiatan press release kita, kamu bisa gunakan bitly dalam hal ini, namun jangan lupa tampilkan kode tersebut dengan kata yang umum yah.